22 de junio de 2011

Muchas veces, tardamos más tiempo del necesario en guardar papeles importantes en nuestros archivadores domésticos por no tener bien distribuidas nuestras carpetas o baldas. Ya que Metaposta va a ser a partir de ahora el  nuevo lugar donde almacenar todos nuestros documentos aprovechando la seguridad informática que nos ofrece el sistema, os mostramos cómo distribuir las carpetas y cómo crear una regla que nos automatice el encarpetado.

En este lugar de almacenamiento de archivos, las carpetas son muy fáciles de crear, además, el sistema nos ofrece la posibilidad de crear subcarpetas, de cambiarlas de nombre tantas veces como queramos, de moverlas…

Por esta razón, aunque ahora establezcamos un orden determinado para nuestro árbol de carpetas, si en un tiempo queremos cambiar cualquier cosa, o todo por completo, no nos va a costar ni una cuarta parte del tiempo y trabajo que nos llevaría hacerlo con nuestros archivadores domésticos.

Una vez estamos dentro de nuestra caja fuerte, podemos ver el árbol de carpetas en la parte izquierda-superior de la pantalla. Estas carpetas, a excepción de “Buzón de entrada”, “Documentos compartidos” y “Documentos desechados”, son carpetas configurables por el usuario, es decir, podremos crear nuevas carpetas, borrar las existentes y moverlas por el árbol sin restricciones, así como nombrar o cambiar los nombres de las mismas.

En el Buzón de entrada recibiremos todo lo que nos envíen, excepto si hemos creado una regla que indique lo contrario.

Dentro de Archivo podremos incluir y organizar, a nuestro gusto, todas las carpetas y subcarpetas que necesitemos.

Al eliminar cualquier documento de nuestra caja fuerte, pasará a la carpeta Documentos desechados, pudiéndolos volver a recuperar o eliminarlos de forma definitiva.

Ahora que sabemos qué es cada cosa en nuestro árbol de carpetas, podemos pasar a configurarlo a nuestra medida, para que cada documento tenga su lugar en Metaposta.

Si pulsamos el botón derecho del ratón sobre el área de carpetas, nos aparecerá un menú despegable con las acciones posibles de configuración de carpetas:

• Crear carpeta: El nombre no puede sobrepasar los 50 caracteres.
• Eliminar carpeta: Metaposta no permite eliminar dos tipos de carpetas: las que estén inmersas en alguna regla y las que contengan algún documento que hayamos compartido nosotros mismos.

También podemos configurar las carpetas desde la opción Configurar carpetas del menú inferior-izquierdo. Dentro de este menú, aparecerán las mismas opciones que pinchando encima del árbol de carpetas con el botón derecho del ratón, pero de una forma más clara.

Una vez hayamos creado nuestro árbol de carpetas, podemos mover a cada carpeta los documentos que ya tenemos en la bandeja de entrada (arrastrando, pinchando en el documento con el botón derecho o seleccionando el documento y usando la barra de herramientas de la parte superior).

Ahora que tenemos la bandeja de entrada vacía, y cada documento en su sitio, crearemos reglas para ahorrarnos el tiempo que nos lleva realizar el proceso manualmente.

Dentro de la opción Configurar cuenta (en el menú inferior-izquierdo), tenemos la pestaña Reglas. Estas reglas se aplicarán cuando recibamos un documento del tipo o del emisor seleccionado automatizando dos acciones: Auto encarpetado o Auto compartición. En nuestro caso, seleccionaremos la primera (Auto encarpetado), y seguiremos las indicaciones.

Nos encantaría ver cómo ordenas tus carpetas en Metaposta, no dudes en hacernos un comentario con tu propuesta, ya sea por años, por entidades, por tipos de documentos… Otro sistema para ordenar y movernos fácilmente entre nuestros documentos en Metaposta son las Etiquetas, que además son totalmente compatibles con las carpetas. ¿Cómo ordenas tu caja fuerte electrónica?