15 de marzo de 2019

La transformación digital de las empresas ha llegado para quedarse y con Metaposta este cambio se está produciendo de manera sencilla y económica con un canal seguro y privado de comunicación que reduce costes y simplifica las tareas administrativas. Este gran paso digital requiere la implicación de todos los recursos humanos de una empresa: desde la dirección a los trabajadores, pasando por el resto de los colaboradores empresariales (proveedores, clientes...).

Se trata de un cambio cultural, de adaptarse a los nuevos tiempos, de olvidarse del papel y de los sistemas de gestión tradicionales; en definitiva, se trata de una solución que hará mucho más fácil y segura la vida de quien debe garantizar la entrega de la documentación (Área de gestión de las personas / RRHH) y de quienes tienen el derecho de recibir con seguridad los documentos personales (personas trabajadoras). “Es un cambio integral de los sistemas de gestión y del manejo de la documentación que fluye desde los trabajadores a la empresa y desde la empresa a los trabajadores. Hay que cambiar el concepto de papel y bolígrafo, de trasladar papeles de un sitio a otro, porque todo esto se puede hacer de otra forma completamente diferente y muchísimo más ágil y segura”, confirma Asier Orio, Responsable de Desarrollo de Negocio de Metaposta, entidad privada participada también con capital público.

La creación de un buzón electrónico supone un cambio cultural en la forma de trabajar y en la forma de entregar los documentos. La transformación digital en la gestión de una empresa empieza con lo más sencillo: por entregar las nóminas laborales al empleado en formato digital y, hito a hito, crear un canal digital de comunicación interna que permita todo tipo de flujos entre una organización y sus terceros. Asimismo, el buzón se puede utilizar para comunicaciones de diferente tipo (envío de contratos, facturas, bajas, órdenes, pedidos…).

Buenas prácticas en el uso de METAPOSTA: Onda Vasca, Sabico, Hotel Monte Ulía...

Muchas empresas de nuestro entorno ya utilizan este servicio que les ha proporcionado muy buenos resultados, puesto que han mejorado su gestión interna con la solución de Metaposta. Algunas de estas empresas con buenas prácticas son: Real Sociedad, Kutxabank, Bankoa, Lagun Aro, Laboral Kutxa, Iberdrola, Euskaltel, EDP, Petronor, Mercedes Benz, Onda Vasca, DYA, Hotel Monte Ulía, Sabico, Michelin, Spri, Ayuntamiento de Irun o Fundación Euskadi, entre otras.

Se trata de empresas pequeñas, medianas y hasta de multinacionales, ya que Metaposta es una solución para todo tipo de organizaciones, desde las que tienen pocos empleados hasta las que realizan más de 100 contratos al día como es el caso, por ejemplo, de Sabico. Esta empresa de Servicios Integrales de Seguridad eligió hace dos años a Metaposta como prestadora del servicio de buzón digital porque era la empresa que ofrecía a Sabico las mayores garantías, tanto en los aspectos de seguridad informática como en los aspectos legales. Mediante este sistema, Sabico dispone de un canal de entrega de documentación asegurándose de que cuenta con los más estrictos controles de seguridad y adaptación a los nuevos reglamentos de confidencialidad.

“Realizamos cientos de contratos cada día y la digitalización nos ha facilitado mucho la vida. Hemos probado otras plataformas pero esta es la que mejor resuelve el concepto de Firma Digital. Además, el 95% de nuestros trabajadores están muy contentos de poder firmar un contrato sin tener que desplazarse. Nosotros lo tenemos claro: si queremos hacerlo bien, hagámoslo en digital”, corroboró en ADEGI Raúl Barba, Responsable de Informática de Sabico, que explicaba su experiencia con Metaposta en la digitalización de los contratos laborales de las empresas de todo el grupo.

Asimismo, Cristina Etxaniz, Gerente del Hotel Monte Ulía de San Sebastián, asistió también a ADEGI para exponer ante los presentes que ella y su equipo están muy satisfechos con el servicio que les ofrece este buzón electrónico: “Estaba desesperada porque continuamente tenía que trasladarme para que me firmaran contratos y, afortunadamente, encontré un sistema que me agilizaba todos los trámites. Metaposta es muy fácil de utilizar y no es nada caro. Lo utilizo para enviar nóminas y firmar contratos. Ya no uso papel, he ahorrado tiempo y costes y hago mi trabajo mucho más rápido”, afirmó.

Lo mismo le sucedió a Mónica Monforte, Responsable de Administración y Finanzas de la emisora de radio Onda Vasca que, después de buscar mucho, encontró en Metaposta una herramienta sencilla y económica. “He mirado en muchos sitios y no he visto herramienta más barata y efectiva que Metaposta, es un lujo poder utilizarla, ahora somos mucho más ágiles a la hora de enviar nóminas y firmar contratos”, corroboró y aseguró también que “la respuesta de los empleados ha sido muy positiva, llevamos casi un año y todos estamos encantados, incluso he llegado a tener que firmar un contrato cuando uno de mis empleados estaba en el extranjero y lo he hecho en un minuto. Con Metaposta puedes estar en cualquier lugar del mundo”.

Además, estas empresas, al igual que el resto que utiliza este buzón digital, ayudan a disminuir el impacto medioambiental eliminando el uso de papel y colaborando de esta manera a la reducción de efectos contaminantes asociados a la impresión, desplazamientos para la entrega o firma y almacenamiento de la documentación.

Ventajas: sencillo, seguro y al alcance de todos

Una de las grandes ventajas del servicio Metaposta es que permite a cualquier empresa realizar una estructura de buzones y emitir sus documentos por un coste muy bajo. Para los usuarios que reciben sus documentos no tiene coste alguno, y las empresas emisoras SOLO pargan por envío realizado.

Otra de las grandes ventajas del uso de Metaposta es que se puede poner en práctica en todo tipo de empresas independientemente de su tamaño: el mismo sistema sirve tanto para grandes empresas multinacionales como para las pequeñas y medianas empresas, tan habituales en nuestro entorno. “Socializamos la tecnología porque la puede utilizar la pequeña, la mediana y las multinacionales. Tenemos clientes que son empresas muy pequeñitas y también tenemos clientes de empresas muy grandes, porque todas las empresas tienen el mismo derecho a la transformación digital de una manera fácil, segura y a muy bajo coste”, asegura Asier Orio.

Además, el buzón electrónico de Metaposta, (como el buzón tradicional a la puerta de casa) sólo pertenece a su propietario y sólo él puede acceder a las comunicaciones que hay en su interior. Es un sistema que garantiza la seguridad en lo que respecta a la privacidad: en todo momento se cumple la normativa vigente en materia de protección de datos. Metaposta no accede al buzón, no sabe lo que hay dentro de él, no hace ´Big Data´ ni realiza perfiles de los clientes. Lo que se envía a través de Metaposta solo es conocido por quien lo envía y quien lo recibe.

Con Metaposta se puede firmar un contrato, recibir una nómina o cualquier tipo de comunicación en el móvil, sin desplazamientos, sin perder tiempo y al instante. Su uso es tan sencillo como utilizar el WhatsApp, herramienta que, a día de hoy, ha socializado los móviles como herramienta de intercambio de documentación.

Firma electrónica y Custodia Legal

Metaposta ofrece una solución segura en relación a la Firma Electrónica y Custodia Legal, es decir, garantiza la autenticidad del origen del documento y el valor probatorio legal de dicho documento. Asimismo, en base a la Sentencia del Tribunal Supremo del 1/12/2016, es la mejor alternativa para la entrega de las nóminas por internet a los trabajadores en lugar de papel. La empresa, según la sentencia anteriormente mencionada, puede decidir unilateralmente cómo se comunica con las personas trabajadoras. Asimismo, en el caso de apostar por Metaposta, el trabajador incluso en el caso de que deje la empresa, sigue manteniendo su buzón, sigue siendo su propietario y los documentos que hay en él le pertenecen en exclusiva, de esa manera se evita el trámite de pedir a la empresa documentos que le pueden hacer falta en un momento dado.

El buzón de Metaposta es también la alternativa a las comunicaciones por email puesto que, con la entrada en vigor del nuevo Reglamento General de Protección de Datos, es necesario disponer de un canal encriptado para la entrega de documentación que pueda contener información sensible de carácter personal.